Data on tänä päivänä kuin öljy organisaatioiden koneistoissa. Se on arvokkaimpia yrityksen omistamia resursseja jonka varassa jokapäiväinen toiminta pyörii. Dataa voidaan pitää itsestäänselvyytenä jonka korvaamattomuus huomataan vasta sitten jos se katoaa tai joutuu vääriin käsiin joka puolestaan voi johtaa jopa yritystoiminnan pysähtymiseen.
Datan hallinta onkin elintärkeää mutta samalla siitä on tullut yhä monimutkaisempaa. Kun ennen data saattoi majailla pelkästään organisaation tiedostopalvelimella, nyt dataa syntyy ja sitä säilytetään nykyisin monissa eri paikoissa: sähköposteissa, pilvipalveluissa, paikallisilla levyjaoilla ja käyttäjien laitteilla. Data saattaakiin luurata monissa eri sijainneissa (myös sellaisissa joista yrityksen IT ylläpidolla ei ole mitään tietoa) joka tekee tehokkaasta ja turvallisesta tiedon hallinnasta todella haastavaa. Tilannetta ei varmasti helpota myöskään eri säädökset ja standardit jotka tuovat omia vaatimuksiaan tiedon hallinnalle ja vaatimustenmukaisuudelle.
Tänä päivänä yritykset kamppailevatkin sen kanssa kuinka hallita valtavia datamääriä, suojata arkaluonteisia tietoja sekä noudattaa kasvavia sääntelyvaatimuksia. Tässä kohtaa kuvaan astuu Microsoft Purview.
Mikä on Microsoft Purview?
Microsoft Purview on Microsoftin pilvipohjainen palvelu joka tarjoaa keskitetyn ratkaisun tietojen hallintaan, suojaamiseen ja valvontaan. Purview toimii saumattomasti osana Microsoft 365 -ekosysteemiä ja pystyy tarjoamaan tiedon hallintaa niin pilvessä, paikallisessa ympäristössä kuin myös työasemissa.
Purview tukee yrityksiä monin tavoin:
- Tiedon näkyvyys (Content Explorer)
Purview voi auttaa yrityksen ylläpitäjiä löytämään ja tunnistamaan dataa yrityksen IT-ekosysteemistä. Purview sisältää myös useita SIT(Sensitive Information Type) -tietueita joiden avulla näkyvyys arkaluonteisiin tietoihin on tehokasta. - Tietojen luokittelu ja suojaus (Sensitivity Labels)
Sensitivity Labelit mahdollistavat automaattisen tietojen luokittelun ja suojauksen. Organisaatiot voivat määritellä erilaisia luokitusasteita (esim. julkinen, luottamuksellinen) ja varmistaa, että tietoja käsitellään niiden arkaluontoisuuden mukaisesti. - Tietovuotojen estäminen (Data Loss Prevention)
DLP-käytännöt auttavat organisaatiota varmistamaan että arkaluonteisia tietoja ei vuoda yrityksen sisällä tai sen ulkopuolelle. DLP:n avulla on mahdollista luoda sääntöjä jotka esimerkiksi estävät arkaluonteisen tiedon sähköpostilla tai tallentamisen väärään sijaintiin. - Tiedon hakeminen (eDiscovery ja Content Search)
Purview mahdollistaa tietojen etsinnän ja löytämisen eri työkaluilla. Tämä auttaa löytämään tietoja jotka ovat tärkeitä yrityksen toiminnalle tärkeitä. - Tiedon elinkaaren hallinta (Retention Labels/Policies)
Retention Labelit ja Policyt auttavat rakentamaan politiikkoja datan elinkaaren hallintaan. Tämä auttaa organisaatioita säilyttämään tietoja esimerkiksi liiketoiminnan tai lainsäädännön vaatiman ajan. - Tapahtumien valvonta (Audit Log)
Voi olla tärkeää tietää mitä Microsoft 365 -ympäristössä on tehty ja kenen toimesta esimerkiksi datamurron tai viranomaispyynnön seurauksena. Audit Log tallentaa käyttäjien toimia ympäristössä lokiin josta niitä voi hakea eri hakuehdoilla.
Lisenssipeli
Microsoft 365 Business Premium (minimitaso)
Microsoft 365 E3 (Enterprise-taso)
Microsoft 365 E5 (Edistyksellinen taso)
Purviewin uudet vaatteet
Päästäksesi Purviewiin sinulla täytyy olla sopivat ylläpito-oikeudet Microsoft 365 -ympäristöön. Microsoft 365 ja Purview sisältävät useita eri käyttöoikeustasoja mutta lähdemme nyt oletuksesta että ylläpitäjä on kirjautunut palveluun Global Administrator -tasoisella tunnuksella jolla on eniten näkyvyyttä oletuksena Purviewiin. Helpoiten Purviewiin pääsee M365 Admin Centerin kautta valitsemalla Compliancen Admin centerien valinnoista.
Kirjoitushetkellä (syksy 2024) uusi Purview-portaali vielä antaa erillisen ikkunan, tämän pitäisi tulevaisuudessa poistua. Kun hyväksymme ikkunan ehdot pääsemme uuteen Purview portaaliin.
Uusi portaali on huomattavasti aiempaa modernimpi ja helppolukuisempi.Pikavalikon kautta on mahdollista saada ratkaisualueittain työkaluja auki ja aloitusruutu antaa jo paljon hyödyllistä tietoa Microsoft 365 -ympäristön tilanteesta. On huomioitavaa että kuvakaappaukset ovat Microsoft 365 E5-ympäristöstä joten näytettävät ominaisuudet voivat vaihdella lisenssitasosta riippuen.
