Forms. Tuo monelle Microsoft 365 -käyttäjälle tuttu työkalu joka on jo vuosien ajan väsymättömästi kerännyt vastauksia lukemattomiin online-kyselyihin ja tiedusteluihin joita sen käyttäjät ovat keksineet kysyä. Forms on ollut jo vuosien ajan kuvioissa ja sitä pidempään käyttäneet tietävät että Forms on ollut jo pitkään… No, se sama vanha Forms.
Forms on kuitenkin kehittynyt taustalla pikku hiljaa ja se on oppinut vuosien aikana useita ominaisuuksia kuten kysymysten haarautumisen ja monipuolisemman tavan jakaa lomakkeita käyttäjille. Viime kuukausien aikana Forms on myös saanut muutamia varsin näppäriä uudistuksia jotka kaipaavat lähempää tarkastelua.
1. Teemanvalitsin
Teamsin taustetehosteet ovat kokeneet uudistuksia. Formsin suunnitteluikkunassa on nyt erillinen teemanvalitsin joka luo yksilöllisen teeman lomakkeelle. Käyttäjä saa valittavakseen nipun erilaisia vaihtoehtoja ja mikäli ehdotetut mallit eivät miellytä, ”See more styles” -nappia painamalla käyttäjälle tarjotaan nippu uusia vaihtoehtoja.
2. Animoidut taustat
Staattisten taustakuvien lisäksi myös animoidut taustat ovat nyt käytettävissä. Löydät valmiita animoituja taustoja ennaltamääritetyistä teemoista. Myös teemanvalitsijan luomat yksilölliset taustat voivat sisältää animoituja taustoja. Tunnistat animoidut taustat erillisestä kuvakkeesta joka on taustan päällä pikakuvakkeessa.
3. Taustamusiikki
Kyllä, lomakkeisiin saa nyt myös taustamusiikkia! Lomakkeen taustamusiikin voi määrittää samasta teemavalitsimesta kuin taustakuvankin. Kirjoitushetkellä käyttäjällä on valittavissa kuusi eri ennaltamääritettyä vaihtoehtoa joista voi valita sopivimman ilahduttamaan lomakkeen täyttäjää. Se miten tervetullut uudistus lomakkeiden taustamusiikki on, sen saa jokainen päättää itse.
4. Lomakkeen jakaminen
Lomakkeen jakamisikkuna on myös kokenut uudistuksia. Lomakkeen jakaminen on nyt entistä helpompaa. Lomakkeen voi jakaa vanhojen tuttujen jakamisvaihtojen lisäksi nyt myös suoraan tiimin kanavalle. Lomakkeen jakaja voi myös muokata lomakkeen saateviestiä kuvaavampaan suuntaan.
5. Kuvat valintana
Erityisesti Formsia koelomakkeina käyttäviä voi lämmittää tieto että Formsin valintakysymyksissä on mahdollista valita nyt myös kuvia valinnoiksi. Käyttäjä voi ladata kuvat Onedrivesta, omalta tietokoneeltaan tai vaihtoehtoisesti käyttää verkkohakua sopivan kuvan löytämiseksi.
6. Ajastetut kokeet
Formsia koelomakkeina käyttäville on varmasti ilouutinen että quiz-tyyppisinn lomakkeisiin voi nyt määrittää ajastimen joka määrittää kuinka kauan lomakkeen täyttäjällä on aikaa kokeen aloitettuaan. Mikäli aika loppuu kesken, lomake lähetetään automaattisesti siihen asti vastatuilla kysymyksillä. Löydät ajastimen quizin asetuksista. 
7. Polls
Pollsit ovat Formsin kevytversio jolla voi helposti luoda kyselyn esimerkiksi Teamsin kokouksissa. Polls antaa myös mahdollisuuden tehdä parin klikkauksen päässä olevan Instant Pollin jolla voidaan nopeasti kysyä mielipidettä esimerkiksi kokouksessa käsiteltävään aiheeseen. Polls löytyy erillisenä sovelluksena Teamsin sovellusvalikoimasta.
Kehityksen mukana
Microsoft 365 on kehittynyt suuresti viime vuosien aikana ja joskus onkin tuntunut eriskummalliselta että Forms ei ole juurikaan edennyt samaan malliin muun kehityksen tahdissa. Sähköisen asioinnin jatkuvasti kasvaessa onkin hienoa huomata että Microsoft ei ole unohtanut Formsin tärkeää roolia useissa organisaatioissa ketteränä lomaketyökaluna. Vaikka ulkoasuun liittyvät muutokset ovat myös mielenkiintoisia, toiminnallisuudet kuten kokouksien Polls-ominaisuus tuovat täysin uusia käyttöskenaarioita etäkokoustajille joista tulee olemaan paljon hyötyä.
